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Aufschieben war gestern – Wie Du in 7 Schritten kreativ in die Umsetzung kommst und Deine „to do´s“ in „tadaaa´s“ verwandelst

Hast du auch eine „to do“-Liste, die irgendwie immer länger anstatt kürzer wird? Würdest du einige Dinge gerne erledigen, hast jedoch keine Zeit, keine Lust oder wenig Energie dafür?

Bestimmt kennst du auch das Gefühl, Dinge immer weiter vor dir herzuschieben ohne sie in Angriff zu nehmen. Wie ein offener Tab schwirren diese Aufgaben dann durch unseren Kopf und erinnern uns immer wieder an das, was wir nicht geschafft haben. Das fühlt sich oft anstrengend an und verbraucht tatsächlich meist mehr Energie als die Aufgabe selbst. Wieso also nicht diese Energie nutzen, um kreativ in die Umsetzung zu kommen?

Was brauchen wir denn eigentlich dafür, um anzufangen und aktiv zu werden?

Es hilft auf jeden Fall, wenn wir:

  • unsere Aufgaben visualisieren
  • große „to do´s“ in kleine aufteilen
  • priorisieren
  • uns ein konkretes Zeitfenster für die Erledigung einplanen

Wenn du deine „to do“-Liste in einem neuen Licht sehen möchtest und aktiv ins Handeln kommen willst, können dich diese 7 Schritte unterstützen. Du brauchst dafür (bunte) Klebezettel und ein paar Blatt Papier oder du verwendest ein (digitales) Whiteboard.

1. Bestandsaufnahme (die „to do“- Liste)

Ich mag das Motto „raus aus dem Kopf und ab auf´s Papier“. Falls du zu den Menschen gehörst, die ihre „to do´s“ bisher im Kopf gesammelt haben, lad ich dich ein, sie dir in den nächsten Schritten mal aufzuschreiben und greifbar zu machen. Falls du schon eine „to do“-Liste hast, dann schau dir als Erstes an, was da alles drauf steht. Oft reihen wir ohne System völlig verschiedene Aufgaben untereinander. Das Resultat ist dann eine endlos lange Liste, die wenig Lust macht, die Dinge anzugehen. Wir denken, dass wir niemals fertig werden und fangen daher lieber gar nicht erst an.

Hier gilt es zunächst aufzuräumen und alles, was auf deiner Liste steht, deinen verschiedenen Lebensbereichen (Familie, Freunde, Arbeit, Freizeit, Haus…) zuzuordnen. Notier dir dafür jeden Punkt einzeln auf einem extra Zettel und wähle pro Bereich eine andere Farbe. So kannst du später auf einen Blick erkennen, was zusammengehört.

Die lange Liste vom Anfang verwandelt sich dadurch in mehrere kürzere Listen, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich in deinem Leben beziehen, der dir wichtig ist. Allein die Optik vermittelt uns das Gefühl, dass es auf jeden Fall möglich ist, diese Dinge erledigen zu können.

2. Dein Warum

Es fällt uns leichter uns selbst zu motivieren, wenn wir wissen, wozu wir Dinge machen. Dann können wir auch Aufgaben ganz gut umsetzen, die nicht unbedingt zu unseren Favoriten gehören. Um dein Warum zu finden, können Dir folgende Fragen helfen:

  • Wozu trägt diese Aufgabe bei (dein größeres Ziel)?
  • Was hast du (oder jemand anderes) davon?
  • Was ist möglich, wenn du diese Aufgabe erledigt hast?
  • Was könnte interessant daran sein?

Finde im Anschluss eine Überschrift für die einzelnen Bereiche (aus Punkt 1) und wähle dabei etwas aus, was dich an dein „Warum“ erinnert und dich motiviert, den ersten Schritt zu gehen. Das ist für jeden von uns etwas anderes,  sei hier also gerne kreativ. Wenn jemand beispielsweise zwei Mal in der Woche Joggen gehen und mehrmals in der Woche selber kochen möchte, könnte eine gemeinsame Überschrift dafür „Gesundheit“ lauten. Mehr Motivation findet diese Person vielleicht jedoch eher in „mir etwas Gutes tun“, „Wellness für den Körper“ oder „fit durch den Tag“…

3. Etappenziele und Priorisierung

Wenn Du Klarheit über Dein Warum hast, überleg dir, welche ganz konkreten Schritte es noch braucht, um deine Ziele zu erreichen. Denk dabei daran, große „to do´s“ in kleine Etappenziele aufzuteilen. Das sind simple Schritte, die du in so kurzer Zeit wie möglich erledigen kannst. So findest du leichter Zeit dafür in deinem Alltag und kannst zudem mehr Erfolge verzeichnen. Schau dir abschließend an, ob es Dinge gibt, die du von deiner Liste streichen kannst, weil sie für die Erreichung deiner Ziele nicht notwendig sind.

Dann erfolgt die Priorisierung für jeden einzelnen Bereich:

  • Was ist zeitlich am Wichtigsten?
  • Mit welchem Punkt erreichst du dein Ziel am effektivsten?
  • Worauf hast du vielleicht sogar richtig Lust?
  • Welche der Aufgaben fallen dir leicht?

Ordne die Klebezettel mit deinen „to do´s“ je nach Wichtigkeit untereinander an, wobei Dinge mit hoher Priorität ganz oben stehen. Das sind die Aufgaben mit denen du beginnst.

4. Zeitmanagement und Actionstep (die „doing“-Liste)

Schreibe dir neben die Aufgaben wieviel Zeit du in etwa (min. / max.) dafür benötigst. Dann überführ die Punkte, mit denen du beginnen möchtest (siehe Priorisierung, Schritt 3) auf eine neue Liste („doing“-Liste). Wie der Name schon verrät stehen hier nur Dinge drauf, die du zeitnah erledigen möchtest. Wähle dir daher nicht zu viel aus und reservier dir Zeit dafür in deinem Kalender. Achte dabei darauf, dass dieses Zeitfenster für dich wirklich machbar und in deinen Alltag integrierbar ist. Betrachte es wie einen externen Termin und halte ihn wirklich ein. Das ist die Zeit, in der du deine „to do´s“ aktiv angehst und erledigst. Auch eine Stunde in der Woche kann schon etwas bewirken, wenn du dabei fokussiert ins Handeln kommst.

5. Tadaaa- (die „done“-Liste)

Geschafft: Tadaaa! Freu dich über jedes einzelne Erfolgserlebnis. Ich habe noch nie verstanden, warum so viele Menschen Ihre „to do´s“ durchstreichen oder wegwerfen. Ich finde, Erfolge sind es wert gesammelt zu werden. Es sei denn, durchstreichen funktioniert super für dich, dann mach das gerne weiter so. Alternativ kannst Du alles, was du umgesetzt hast, auf die Erfolgsliste („done“) kleben. Viele meiner Klienten sammeln die Papierzettel mit den erledigten Aufgaben in einem großen Glas. Es kann sehr befriedigend und motivierend sein, dabei zuzuschauen, wie sich dieses Glas nach und nach füllt. Was auch immer du für dich wählst, freu dich über jeden Schritt, den du getan hast (siehe hierzu auch Schritt 7).

Wenn Du durch das Anfangen in einen „Umsetzungs-Flow“ gekommen bist (ja, das passiert auch manchmal), nutze diese Energie für die Bearbeitung des nächsten Punktes auf der „doing“-Liste.

6. Überprüfen und neu wählen

Zieh dir stetig neue Aufgaben von deiner „to do“-Liste und füll damit die „doing“-Liste auf. Anschließend block dir wieder Zeit dafür in deinem Kalender. In regelmäßigen Abständen lohnt es sich, die Punkte auf deiner Ausgangsliste nochmal genauer zu überprüfen. Dank der Klebezettel kannst du sie jederzeit flexibel verändern und neu priorisieren.

7. Dein Geschenk (die „wanna do“-Liste)

Auf der „wanna do“-Liste sammelst du alles, was Du gerne machst und Dir vielleicht nicht oft gönnst. Im besten Fall besteht sie aus Dingen, die du möglichst einfach in deinen Alltag einbauen kannst. Oft stehen auf unserer Ausgangs-Liste schon jede Menge schöner Dinge drauf, die du direkt übernehmen kannst, wie zum Beispiel „dieses neue Café ausprobieren“. Wenn du wieder etwas erledigt hast und du Lust hast, belohn dich mit einer Sache von der „wanna do“-Liste und genieße.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei der Verwandlung Deiner „to do´s“ zu „tadaaa´s“!